Onkosten verplicht gespecificeerd bij onkostenvergoeding

Wanneer u als werkgever een vaste onkostenvergoeding betaalt aan werknemers, dienen de gemaakte onkosten inzichtelijk te zijn voor het moment van uitbetalen. Zo niet, dan kan de onkostenvergoeding worden belast met loonheffingen.

Onlangs werd door het gerechtshof in Den Haag bevestigd dat het tijdig specificeren van gemaakte onkosten noodzakelijk is voor het onbelast uitkeren van een vaste onkostenvergoeding. Toen bij een boekenonderzoek werd geconstateerd dat er geen specificatie van kosten was toen de inspecteur daarom vroeg, legde de inspecteur naheffingsaanslagen voor loonheffingen op. Het hof oordeelde dat er correct was gehandeld, gezien het feit er geen specificatie van gemaakte kosten was op het moment van uitbetalen van de vergoeding.

Voorwaarden voor het onbelast verstrekken van een vaste vergoeding:

• De werkgever kan het bedrag van de vaste vergoeding aannemelijk maken.
• De werkgever kan een omschrijving van de intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen en een schatting van de bijbehorende kosten overleggen.
• De werkgever geeft aan uit welke bedragen de onkostenvergoeding is opgebouwd.
• De werkgever voert voorafgaand aan de betaling een onderzoek uit naar de werkelijke kosten en herhaalt dit op verzoek van de Belastingdienst.
• De werkgever wijst de onkostenvergoeding met gerichte vrijstelling aan als eindheffingsloon. Dit gaat, door de vrijstelling die van toepassing is, niet ten koste van de vrije ruimte.

Wil je meer weten over de fiscale regels rondom het uitbetalen van onkostenvergoeding, of heb je een andere vraag m.b.t. boekhouding, belastingen of bedrijfsvoering? Neem contact op en we helpen je graag verder.